Quando serve un nuovo codice EAN: varianti, multipack e modifiche

Hai appena disegnato una felpa in quattro taglie e tre colori, vuoi venderla anche in coppia a prezzo scontato e a Natale farai una confezione regalo con un cappellino. Quanti codici ti servono? Ti serve un nuovo codice EAN ogni volta che un cliente, un magazzino o un marketplace deve distinguere un articolo da un altro. Nell'esempio della felpa: 12 codici per le varianti, uno per la coppia e uno per il kit regalo.

Le regole non sono un'opinione: vengono dallo Standard di gestione dei GTIN di GS1, che esiste anche in italiano. Qui le trovi tradotte in casi pratici, con esempi di calcolo che puoi riusare per il tuo catalogo.

Quando serve un nuovo codice EAN: il cliente vede la differenza?

Lo standard GS1 parte da tre domande. Basta che la risposta sia «sì» a una sola perché serva un nuovo codice:

1. Il consumatore o il partner commerciale distingue la modifica dal prodotto di prima?
2. C'è un obbligo normativo o di comunicazione (etichetta, informazioni obbligatorie)?
3. C'è un impatto significativo sulla supply chain (spedizione, stoccaggio, ricezione)?

Il test più semplice per un venditore online: se nel tuo shop il cliente deve scegliere qualcosa (taglia, colore, gusto, formato), ogni scelta è un articolo diverso e ha il suo EAN. Google Merchant Center lo dice in modo esplicito: ogni prodotto e ogni variante, per esempio di colore o taglia, ha bisogno del proprio GTIN.

Codice EAN per le varianti: taglie, colori, formati

Ogni combinazione vendibile è un articolo. Non conta quante «schede prodotto» hai nel negozio: conta quante cose diverse possono finire in un pacco.

Felpa «Basic»

	Nero	Grigio	Blu
S	…00013	…00020	…00037
M	…00044	…00051	…00068
L	…00075	…00082	…00099
XL	…00105	…00112	…00129

12 varianti = 12 codici EAN

Lo stesso vale per un'azienda alimentare: un pesto in vasetto da 90 g e da 190 g sono due articoli; il pesto classico e quello senza aglio sono altri due. Con due formati e due ricette arrivi a 4 codici.

Multipack, kit e confezioni regalo

Qui nascono la maggior parte degli errori. La logica è sempre la stessa: se crei tu una nuova unità di vendita, quella unità ha un nuovo codice.

Multipack dello stesso articolo

La «confezione da 2» della felpa nera M è un articolo diverso dalla felpa singola: prezzo diverso, peso diverso, cosa diversa da spedire. Secondo la guida di GS1 Italy, se cambia il numero di unità in un raggruppamento di articoli identici cambia anche il GTIN. Quindi: confezione da 2 = un codice, confezione da 3 = un altro codice.

Kit e assortimenti predefiniti

Un kit regalo «felpa + cappellino» è un assortimento predefinito. Lo standard GS1 prevede che aggiungere, togliere o sostituire un componente richieda un nuovo GTIN. Se l'anno prossimo cambi il cappellino con una sciarpa, il kit prende un nuovo codice.

Bonus pack e «formato convenienza»

Una confezione «+20% gratis» cambia il contenuto: per GS1 Italy anche un bonus pack temporaneo ha bisogno di un nuovo codice.

Modifiche al prodotto: la regola del 20% e le altre

Le regole che più spesso riguardano un piccolo marchio, prese dallo Standard di gestione dei GTIN (release 1.1, settembre 2023):

Come applicare la regola del 20%

Lo standard dice: una modifica superiore al 20% di una dimensione fisica, su qualsiasi asse, o del peso lordo richiede un nuovo GTIN. Esempio pratico con una scatola di biscotti da 20 × 12 × 6 cm:

• nuova altezza 7 cm: +16,7%, stesso codice (a patto che il contenuto netto dichiarato resti uguale);
• nuova altezza 7,5 cm: +25%, nuovo codice;
• peso lordo da 400 g a 470 g: +17,5%, stesso codice se nient'altro cambia.

Attento: se insieme alla scatola cambia anche il contenuto netto dichiarato (da 300 g a 350 g), scatta la regola 2.3 e serve un nuovo codice anche se le dimensioni cambiano poco.

1. Il cliente deve scegliere tra questa e un'altra versione?

   SìNuovo EAN per ogni versione

   No ↓

2. Cambia il contenuto netto o il marchio principale?

   SìNuovo EAN

   No ↓

3. Dimensioni o peso lordo cambiano oltre il 20%?

   SìNuovo EAN

   No ↓

4. Hai creato un multipack, kit o bonus pack?

   SìNuovo EAN per la confezione

   No ↓

5. Puoi tenere lo stesso EAN

Mai riutilizzare un EAN

Quando un prodotto esce di catalogo viene la tentazione di «riciclare» il suo codice per il nuovo arrivato. Non farlo. Lo standard GS1 non permette di riassegnare un GTIN a un prodotto diverso (dal 2019 questo vale in tutti i settori, con regole a parte solo per la sanità).

Il motivo è pratico: il vecchio articolo può essere ancora in un magazzino, in una scheda Amazon.it, in un reso o nello storico di Google Shopping. Un nuovo prodotto con lo stesso numero si «aggancia» alla scheda sbagliata e su un marketplace può portare a errori del tipo «EAN già in uso» o a inserzioni unite a quelle di altri.

Esempio di calcolo completo: un piccolo brand di candele

Laura vende candele profumate su Amazon.it, eBay.it e nel suo shop Shopify. Il catalogo di lancio:

• 3 profumi (lavanda, fico, agrumi) in 2 formati (180 g e 320 g);
• un «tris assaggio» con i 3 profumi in formato 180 g;
• una confezione da 2 candele lavanda 320 g per i regali.

Il conteggio:

1. Varianti: 3 profumi × 2 formati = 6 codici.
2. Tris assaggio: assortimento predefinito = 1 codice.
3. Confezione da 2: multipack creato da Laura = 1 codice.

Totale: 8 codici EAN. Laura prevede di aggiungere 2 profumi l'anno prossimo (+4 codici) e un'edizione natalizia con marchio di certificazione nuovo (+1). Le conviene partire da un pacchetto che copra anche questa crescita, per esempio un pacchetto da 25 codici, invece di comprare ogni volta pochi numeri.

A giugno Laura riduce la candela grande da 320 g a 300 g. Il contenuto netto dichiarato cambia: per la regola 2.3 i 3 articoli da 300 g prendono 3 nuovi codici, e i vecchi restano legati alle candele da 320 g, anche se non le produce più.

Quando un codice GS1 è la scelta migliore

Contare bene le varianti vale con qualsiasi fonte di codici. La fonte, però, conta per il canale di vendita. Una licenza GS1 Italy è la scelta più sicura se:

• vendi un prodotto di marca su Amazon.it, dove gli EAN vengono confrontati con i dati GS1 (l'alternativa è l'esenzione GTIN);
• vuoi entrare in supermercati e catene o lavorare con distributori che verificano i codici;
• un cliente ti chiede che il prodotto risulti a tuo nome in Verified by GS1.

Con GS1 Italy non paghi per singolo codice: paghi una quota per il prefisso aziendale, da cui generi i codici. Per le aziende fino a 500.000 € di fatturato il listino 2026 prevede 300 € di adesione più 110 € di quota annuale, cioè 410 € il primo anno (verificato a ottobre 2026); la quota annuale va pagata ogni anno finché usi i codici.

Se invece vendi prodotti senza marca, piccole serie o articoli artigianali su canali che chiedono solo un EAN valido, codici acquistati una tantum possono bastare. Non mostrano il tuo nome in Verified by GS1 e non possiamo garantire che un marketplace li accetti per un prodotto di marca.

Cosa fare adesso

• Elenca tutte le combinazioni vendibili (taglia × colore × formato) e conta un codice per ciascuna.
• Aggiungi un codice per ogni multipack, kit o bonus pack che crei tu.
• Prima di cambiare una confezione, misura: oltre il 20% su un asse o sul peso lordo serve un nuovo codice.
• Non riassegnare mai un EAN di un prodotto fuori catalogo.
• Quando hai i codici, stampali bene: leggi la guida su come stampare le etichette con codice a barre.